Bagus di panggung tak cukup. Kunci sukses sebuah acara justru ada di balik layar. Itulah semangat yang diusung dalam pelatihan LINES Development Program VOL#2: Behind The Scene: How Great Events Are Made yang digelar oleh Departemen Komunikasi Informasi dan Media pada Minggu (19/10).
Sorotan lampu panggung sering kali jadi wajah paling glamor dari sebuah acara. Dekorasi rapi, layar besar menyala dengan visual memukau, pembawa acara tampil percaya diri, narasumber hadir dengan wibawa, dan audiens terpukau oleh kemeriahan yang terancang rapi. Dari luar, semuanya tampak sempurna.
Namun di balik gemerlap itu, ada tim kecil yang bekerja dalam senyap. Mereka menyusun rundown, memastikan mik menyala tepat waktu, mengatur transisi, menjaga alur, mengatur publikasi, hingga menenangkan panitia lain yang panik di tengah tekanan waktu. Kru inilah yang menjadi denyut nadi jalannya acara, terutama dalam berbagai agenda besar yang digelar .
Event organizer atau panitia penyelenggara acara menjadi penopang banyak peristiwa penting organisasi. Dari Rapat Kerja Nasional (Rakernas), Musyawarah Nasional (Munas), hingga Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) yang digelar per triwulan. Mengelola perhelatan inilah yang perlu dipelajari tim LDII News Network (LINES), pasalnya mereka sering dilibatkan dalam penyelenggaraan acara DPP LDII tersebut.
Untuk mempelajari penyelenggaraan perhelatan, Departemen KIM DPP LDII menggelar LINES Development Program VOL#2, kali ini dengan tema Behind The Scene: How Great Events Are Made.
Melalui pelatihan ini, para peserta diajak masuk ke jantung persiapan sebuah event, belajar tentang ketangguhan, kecepatan berpikir, dan koordinasi yang solid. Karena keberhasilan sebuah acara bukan hanya tentang siapa yang terlihat di atas panggung, tapi tentang siapa yang memastikan panggung itu bisa berdiri tegak.
Narasumber Ryan Dian, EO kawakan itu, menjelaskan pentingnya setiap anggota tim memahami perannya masing-masing, mengetahui batasan dan kemampuan sendiri, serta bergerak selaras dengan seluruh tim. Dengan pemahaman yang sama, setiap bagian dari acara bisa berjalan efektif dan efisien. Dalam analogi, Ryan menggambarkan hubungan antara event organizer dan show management.
“Event organizer itu seperti pabrik mobil, sementara show management adalah pembalapnya. Kalian adalah pembalap yang memastikan setiap momen berjalan sempurna. Kunci agar semuanya berjalan sempurna adalah memiliki pemahaman yang sama,” ujar Ryan.
Setelah memahami peran dan memiliki struktur yang jelas, tahap berikutnya adalah merancang konsep acara, “Apa yang membuat acara berbeda dan menarik bagi audiens. Dari sini, semua komponen acara, mulai dari timeline kerja, checklist, pemilihan venue, hingga pemetaan peran tim bisa disusun dengan efektif,” lanjutnya.
Pada tahap eksekusi, Ryan menegaskan bahwa strategi yang sudah direncanakan harus diterapkan dengan presisi, dan evaluasi pasca-acara menjadi kunci untuk perbaikan di masa depan.
“Saat acara dijalankan, strategi yang sudah direncanakan harus diterapkan dengan efisien dan efektif, mulai dari pra-acara hingga pasca-acara. AcaraPastikan perencanaan matang sehingga saat eksekusi hari H tidak berantakan,” ungkapnya.
Ketua DPP LDII, Rulli Kuswahyudi, mengungkapkan bahwa pelatihan ini diselenggarakan untuk menunjang kompetensi kru LINES dalam menyelenggarakan acara yang lebih terstruktur dan profesional. Sebelumnya, LINES Development Program VOL#1 mengundang Video Produser Asumsi Saptaji Aji dan membahas optimasi media sosial dengan Managing Director Vindes Corp, Awan Prasetyo.
“Acara ini memang berangkat sesuai dengan kebutuhan kru LINES. Kalau kemarin kami belajar membuat berita dan video feature, kali ini kami mengundang yang ahli membuat acara agar menarik dan bisa berjalan dengan baik,” ujarnya.
Ia menambahkan, banyak ilmu dan wawasan baru yang diperoleh selama pelatihan, dan berharap pengalaman ini dapat diterapkan dalam seluruh kegiatan LDII di berbagai wilayah Indonesia.
“Tadi Mas Ryan juga membuat deck yang mengajarkan bagaimana membuat key visual dan gambaran acara. Kami akan mulai menerapkan deck tersebut dalam event-event LDII, termasuk persiapan kegiatan besar di tahun 2026, seperti Munas,” ungkapnya.
Semoga ilmu juga bisa dibagikan sampai tingkat DPD LDII