1. Tetapkan waktu
Menurut laporan McKinsey Global Institute rata-rata orang menghabiskan 28% waktunya untuk menulis, membaca, dan membalas email. Kebanyakan lebih dari itu, dan sangat tidak efektif. Coba untuk membatasi waktu dalam mengelola email, sehingga Anda bisa fokus pada email sesuai prioritas, dan tidak membuang waktu sia-sia merespon email yang kurang penting. Misalnya atur untuk memeriksa email selama 15 menit setiap 2 jam.
2. Kenali etika
Dengan paham etika berkirim email, akan menghemat waktu dan membuat berkirim email lebih efisien. Misalnya tidak selalu menyertakan lampiran berat, paham kapan harus “Reply All” atau tidak, kapan harus cc ke orang yang tepat, dan seterusnya. Tentu Anda akan kesal jika di-cc pesan yang tidak penting untuk dibaca bukan? Maka jangan lakukan itu ke orang lain.
3. Lihat prioritas
Jangan terlalu tenggelam mengurusi email-email yang kurang urgent. Lihat mana yang menjadi prioritas. Misalnya saat mendekati deadline kerja, tentu email berisi joke dari teman bukan prioritas. Tak semua email layak direspon, apalagi ketika setiap hari Anda dibombardir ratusan email, yang bisa saja banyak spam atau tawaran bisnis kurang penting.
4. Jangan asal mendaftar
Kadang di sela kesibukan, datang email-email penawaran diskon atau undian berhadiah yang menggiurkan. Tanpa sadar atau karena terburu-buru, Anda mengklik “Yes” atau justru mendaftar ke suatu layanan berlangganan. Maka esoknya berdatanganlah emai-email spam lain yang jauh lebih banyak. Amati baik-baik sebuah email yang datang atau amati aturan main suatu situs di mana Anda mendaftar. Bisa jadi itu adalah “undangan” agar spam membanjiri email Anda.
5. Jangan buka email dua kali
Email yang sama, sebisa mungkin jangan dibuka lagi. Ini sering terjadi tanpa sengaja. Jika email itu tidak penting, lebih baik hapus saja, atau tandai itu sudah dibaca. Membaca satu email dua kali hanya membuang waktu dan sangat tidak efektif.
Sumber : ictwatch.com
Gambar : channelsoftech.com
